Zmiana to szansa! O skutecznym zarządzaniu pracownikami

Zarzadzanie_zasobami_zmiana.jpgJak mawiał Peter Drucker – guru zarządzania: „Jedyną stałą rzeczą w organizacji jest zmiana”. Wiele placówek medycznych czekają przekształcenia. Na co powinno się zwrócić uwagę w kontekście Zarządzania Zasobami Ludzkimi?

Wiele placówek medycznych czekają przekształcenia oraz inne zmiany organizacyjne. Proces przeprowadzenia organizacji przez zmiany to ogromne wyzwanie nie tylko dla osób zarządzających placówką. Wiele problemów, stresu i konfliktów z pracownikami wynika z niedostatecznego uwzględnienia znaczenia tzw. „czynnika ludzkiego”, czyli emocji, obaw, potrzeb i nastawienia pracowników. W tym artykule pokażę, na co menedżerowie powinni zwrócić szczególną uwagę.

Pamiętaj, że ludzie są najważniejszym zasobem firmy

Rockefeller mówił: „Zabierzcie mi moje fabryki, weźcie pieniądze i zablokujcie konta, tylko zostawcie mi moich ludzi, a w trzy miesiące odbuduję wszystkie przedsiębiorstwa”. Jednak w praktyce wciąż zbyt mało firm traktuje swoich pracowników jako najcenniejszy zasób. Tymczasem to właśnie zaangażowani, zmotywowani i świetnie wyszkoleni pracownicy pozwalają utrzymać przewagę konkurencyjną. Zakup nowoczesnego sprzętu i niskie ceny to stanowczo za mało. Choć zbudowanie przewagi konkurencyjnej w oparciu o pracowników jest bardziej skomplikowane i długotrwałe niż zakup sprzętu, to taka przewaga daje długotrwałe efekty oraz jest trudniejsza do skopiowania przez inne firmy.

Tymczasem niektórzy menedżerowie w przypadku zgłaszania przez pracowników jakichkolwiek oporów czy wątpliwości – a te zawsze pojawią się przy zmianach organizacyjnych – ma jedną odpowiedź: „dziesięciu czeka za bramą na twoje miejsce…” Efektem takiej polityki jest to, że szybko odejdą najlepsi pracownicy (gdyż mają oni największe szanse na rynku i nie pozwolą sobą pomiatać). A przecież bez nich przekształcona placówka nie będzie w stanie sprawnie funkcjonować. Jako rekruter doskonale wiem, jak trudno jest nakłonić dobrych specjalistów do zmiany pracy. Biorą oni pod uwagę nie tylko same zarobki i możliwości rozwoju zawodowego, ale także atmosferę w placówce oraz relacje z bezpośrednim szefem.

Ponadto strach nie jest konstruktywnym motywatorem. Lekarze wiedzą przecież o tym doskonale, gdy zdarza się, że niektórzy pacjenci nie stosują się do ich zaleceń – choć jasno wytłumaczyli, że ich nieprzestrzeganie może skończyć się ciężką chorobą czy nawet śmiercią.

 

Zrozum potrzeby i obawy pracowników

W zależności od profilu osobowości, własnych doświadczeń oraz obecnej sytuacji osobistej i finansowej, ludzie mają różną otwartość na zmiany. Istnieją typy osobowości, które świetnie czują się w procesie zmiany oraz nieustannie szukają nowych wyzwań. Jednak dla większości ludzi zmiana oznacza ogromny stres, ryzyko i wymaga dużego wysiłku. Wiele problemów ze wdrażaniem zmian w organizacjach wynika stąd, że osoby zarządzające nie wzięły pod uwagę tzw. „czynnika ludzkiego”, czyli emocji i obaw pracowników.


Uwzględnij kulturę organizacyjną

„Każda organizacja ma pewną niewidoczną właściwość – styl, charakter, specyfikę funkcjonowania – która w bardzo dużym stopniu, silniej niż pojedyncze autorytety czy rozwiązania formalne, wpływa na to, co dzieje się wewnątrz niej i na jej kontakty z otoczeniem. (…) Kultura organizacyjna jest to „osobowość” konkretnego przedsiębiorstwa.”

Jednym z ważnych aspektów kultury organizacyjnej są normy i wartości – zarówno te jedynie deklarowane, jak i te przestrzegane. Praktycznie każda firma pisze na swoich stronach internetowych czy w broszurach, że „pracownicy są jej najcenniejszym zasobem”, „dba o swoich klientów/pacjentów”, „jest organizacją nowoczesną, dynamicznie się rozwijającą i otwartą na nowe wyzwania”. Jednak rzeczywistość wygląda zwykle mniej różowo.

Kultura organizacyjna może być źródłem przewagi konkurencyjnej, ale może być obciążeniem. Jeśli do tej pory w organizacji nie było otwartej komunikacji, partnerskich relacji z pracownikami, zaś kreatywność i inicjatywa były niemile widziane przez szefów, to trudno oczekiwać, że sama zmiana formalno-prawna w placówce automatycznie pociągnie za sobą pożądane postawy pracowników i sprawi, że uwierzą oni w „nowe rozdanie”.

 

Wprowadzenie zmiany to nie chirurgiczne cięcie

Kolejnym błędem, jaki jest popełniany przy reorganizacjach firm jest założenie, że zmiana będzie dotyczyć jedynie tych elementów funkcjonowania organizacji, w których chcemy ją przeprowadzić. Tymczasem zmiana pociąga za sobą skutki daleko wykraczające poza obszar, w którym się odbywa. Przed rozpoczęciem przekształceń zarządzający placówką powinni głęboko zastanowić się, jak zmiana wpłynie na różne aspekty działania organizacji – także na relacje międzyludzkie, atmosferę i kulturę organizacyjną.

 

Zapisz się do MEDakademii i dowiedz się więcej na temat zarządzania zespołem >

 

Znajdź sabotażystów …. i pozyskaj ich dla zmiany

W każdym procesie zmiany znajdą się osoby, które będą chciały zablokować zmiany oraz będą buntować innych. Często ich zachowanie jest uwarunkowane motywami osobistymi np. strachem przed utratą pracy lub utratą wpływów, chęcią zaistnienia na „forum publicznym”, zadawnionymi żalami wobec kierownictwa czy firmy lub po prostu lubują się w eskalowaniu konfliktów. Kluczowe jest zorientowanie się, kto i dlaczego sabotuje zmiany oraz czy można tą osobę przekonać do wsparcia zmiany. Czasem wystarczy zaprosić ją na spotkania dotyczące przeprowadzania zmiany czy wręcz włączyć do „komitetu wsparcia zmiany”. Poczuje się wtedy zauważona i dowartościowana oraz straci motywację do sabotażu.


Pokaż, jakie będą korzyści ze zmiany

Świadomość, że firma, w której pracujemy, weszła w fazę zmiany organizacyjnej wywołuje nie tylko lęk, ale również ciekawość i nadzieję. Cała sztuka polega na tym, aby lider zmiany potrafił w taki sposób przekazać pracownikom, czemu ta zmiana służy oraz jakie będą z niej korzyści, aby nadzieja na „lepsze” przeważyła obawy przed „nowym”. Błędem, jaki robi wielu menedżerów w procesie zmiany jest przedstawianie korzyści dla firmy, a nie dla pracowników. Pracownicy mogą więc dojść do wniosku, że co prawda po zakończonym przekształceniu firmie będzie się lepiej wiodło, ale bez nich lub ich kosztem. Takie obawy pojawiają się zwłaszcza, gdy placówka wypowiada dotychczasowe umowy o pracę i proponuje pracę na kontrakcie. Gdy dochodzą do tego zmiany w strukturze organizacyjnej oraz modyfikacja zakresu obowiązków pracowników, lęk rośnie.

Dobrą metodą, aby przekonać pracowników do zmiany jest zaproszenie na spotkanie osób z innych placówek, które przeszły już z sukcesem podobne przekształcenia. Ważne, aby o tym, jak przebiegał proces przekształceń i jaki jest ich efekt mówili lekarze i pielęgniarki z tej placówki, a nie jej zarząd. Powinni oni nie tylko przedstawić „pasmo sukcesów”, ale też opowiedzieć o problemach, jakie napotkali oraz jak je przezwyciężyli. Jeśli powiedzą tylko o sukcesach, nie będą wiarygodni. Nikt nie uwierzy, że wszystko przebiegło bez zgrzytów i zgodnie z harmonogramem.

Ważne jest też wyjaśnienie pracownikom, że brak zmiany wcale nie oznacza utrzymania dotychczasowego sposób funkcjonowania placówki. Prawda jest taka, że – jak mówi mądrość ludowa – „wiele musi się zmienić, aby wszystko pozostało po staremu”. Jeśli pracownicy zrozumieją, że zmiana jest nieunikniona, gdyż zmieniła się sytuacja na rynku medycznym, wymogi prawne oraz trzeba ostro walczyć z konkurencją o kontrakty i pacjentów, to łatwiej zaakceptują zmianę. Jak mówił guru zarządzania – Jack Welch: „Zmień się lub zgiń. Kiedy tempo zmian zachodzących na zewnątrz firmy jest większe niż tempo zmian wewnątrz, zbliża się koniec.”


Zapewnij poczucie bezpieczeństwa najlepszym pracownikom

Nikt nie jest w stanie przewidzieć, czy zmiana zakończy się sukcesem. Ryzyko, jakie towarzyszy każdej zmianie oznacza ryzyko nie tylko dla samej organizacji, ale także dla pracowników. Jeśli zarządzający nie zapewnią najlepszym pracownikom poczucia bezpieczeństwa oraz wyraźnie nie pokażą korzyści dla nich po zmianie, istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że ci pracownicy odejdą. A wtedy placówka będzie musiała szybko zatrudnić nowych, co przy obecnym rynku pracy zwykle oznacza podkupienie pracowników od konkurencji za wyższe pieniądze. Ponadto każdy zespół potrzebuje czasu nim „dotrze się” z nowym pracownikiem i nim pracownik pozna sposób funkcjonowania organizacji oraz „zgra się” ze współpracownikami.


Postaw na otwartą komunikację

Podczas prowadzonych przeze mnie szkoleń z umiejętności psychospołecznych (np. z komunikacji) często słyszę od personelu medycznego „szkoda, że mój szef tego nie słyszy”, „szkoda, że nie ma tu kadry zarządzającej – może zmieniliby podejście do pracowników”. W przeprowadzaniu zmiany komunikacja z pracownikami ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego procesu. Dlatego jeszcze przed jej rozpoczęciem zarządzający placówką powinni zbudować klimat zaufania oraz otwartej komunikacji. Nie da się tego zadekretować ani wprowadzić w jeden dzień.

Proces zmiany będzie przebiegł znacznie łatwiej, gdy pracownicy poczują, że są dobrze poinformowani oraz że mają wpływ na zmiany. Kluczowym czynnikiem jest otwarta komunikacja zarządu z pracownikami. Nie ma nic gorszego niż rozchodzenie się informacji „pocztą pantoflową”, gdyż ulegają one wypaczeniom. W dużych organizacjach trudno jest przekazywać informacje twarzą w twarz wszystkim pracownikom. Najlepiej, jeśli zarządzający przekazują informacje bezpośrednio do wszystkich pracowników np. poprzez e-maile, wewnętrzny biuletyn czy informacje wywieszane na tablicach ogłoszeń oraz organizuje cykliczne spotkania z różnymi grupami pracowników. Przydatne jest umożliwienie pracownikom zadawania pytań także anonimowo (np. utworzenie skrzynki mailowej, na którą pracownicy będą mogli przesyłać pytania). Natomiast odpowiedzi na te pytania powinny być udzielane publicznie. Pokaże to, że zarząd jest otwarty na dyskusję oraz szczery wobec pracowników.


W czym może pomóc zewnętrzny konsultant

Nie uda się zarządzającym przeprowadzić z sukcesem restrukturyzacji, jeśli będą mieli przeciwko sobie pracowników. Ogromną rolę odgrywa odpowiednia komunikacja, a także rozumienie socjo – psychologicznych procesów. Dlatego pomocne w procesie zmiany organizacyjnej jest skorzystanie z pomocy zewnętrznego konsultanta, a więc osoby, która nie jest uwikłana w emocje oraz jest niezależna w swoich rekomendacjach, gdyż jej zmiana nie dotyczy.

Ta pomoc pomoże polegać na różnych działaniach, m.in.:

  • analizie kultury organizacyjnej
  • zbadaniu satysfakcji pracowników oraz ich opinii
  • analizie potencjału pracowników, ich dopasowania do nowego miejsca w strukturze organizacyjnej i obowiązków
  • rekrutacji pracowników i menedżerów przeprowadzeniu szkoleń dla kadry kierowniczej (np. z zarządzania zmianą, motywowania podwładnych, przekazywania informacji zwrotnej) oraz szkoleń dla pracowników i kierowników (np. z komunikacji, asertywności, radzenia sobie ze stresem)
  • coachingu dla wybranych osób (zwykle z kadry kierowniczej lub dla szczególnie cennych specjalistów)
  • opracowaniu i wdrożeniu strategii w obszarze Zarządzania Zasobami Ludzkimi (np. nowych systemów motywacyjnych, polityki rozwoju i szkoleń).

 

Mając pracowników świetnie przygotowanych, zmotywowanych i przekonanych do zmiany, osoby zarządzające będą mogły niczym Rockefeller zbudować nowe, silniejsze organizacje.

 

 

Artykuł ukazał się w Healthcare Management Magazine, X 2012..

Anna Daria Nowicka   

Autor: Anna Daria Nowicka – socjolog, trener, coach
Agencja rekrutacyjna NES Healthcare

www.neshealthcare.pl

NES Healthcare

NES Healthcare jest firmą z prawie 30-letnim doświadczeniem w rekrutacji medycznej na rynku brytyjskim i ponad 9-letnim doświadczeniem w Polsce. Prowadzimy także szkolenia z umiejętności psychospołecznych dla personelu medycznego, a także coaching oraz doradztwo w zakresie Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

 

Przeczytaj także



 

Pobierz e-booka

Zwiększ zyski swojego gabinetu

Pobierz e-booka ➤

Najnowsze posty