3 proste metody usprawnienia pracy asystentki w gabinecie lekarskim

recepcjaWiększość lekarzy zatrudnia w swoich gabinetach asystenta lub sekretarkę. Jak wynika z przeprowadzonego przez nas badania ankietowego, głównym zadaniem pracownika jest odbieranie telefonów od pacjentów. Ta z pozoru banalna informacja ma tak naprawdę bardzo duże znaczenie. Komunikacja z pacjentami to podstawa funkcjonowania gabinetu - a jednocześnie jego pięta Achillesa. Na szczęście nie musi w całości zależeć od jednego pracownika.

Aż 75% lekarzy zapytanych w badaniu ankietowym o najważniejszy obowiązek asystenta lub sekretarki wskazało na odbieranie telefonów. Na przyjmowanie, rejestrację i żegnanie pacjentów - 61% ankietowanych. Dokładnie połowa uważa za ważny obowiązek dzwonienie do pacjentów i wysyłanie im SMSów z przypomnieniami o umówionej wizycie. 44% zwróciło uwagę na zarządzanie poczekalnią, zaś 43% - na odpowiadanie na mailowe i telefoniczne pytania pacjentów.

Rzuca się w oczy przewaga obowiązków związanych z kontaktem z pacjentem. To one zajmują zdecydowaną większość czasu pracy asystenta lub sekretarki w gabinecie. Tymczasem (jak wynika z innego badania przeprowadzonego przez ZnanyLekarz.pl) aż 44% telefonów wykonywanych przez pacjentów do lekarzy pozostaje nieodebranych! Oznacza to, że mimo zaangażowania pracownika, który poświęca na rozmowy telefoniczne większość dnia, pacjenci mają bardzo duży problem z dodzwonieniem się do lekarzy.

Nasuwa się oczywisty wniosek: w interesie lekarza leży usprawnienie komunikacji z pacjentami. Nieobrane telefony to przecież potencjalne wizyty pacjentów, do których nie doszło z tego prostego powodu, że nie udało się ich umówić. Zysk przechodzi lekarzowi koło nosa - niekoniecznie z winy asystenta/sekretarki. Choć rozmowy telefoniczne są najważniejszym obowiązkiem pracownika, to przecież niejedynym - a nie każdy może pozwolić sobie na zatrudnienie dodatkowej osoby. Nawet to nie rozwiąże problemu zajętej linii - nierzadko pacjent próbuje zadzwonić, gdy akurat prowadzona jest inna rozmowa.

Jak niewielkim nakładem kosztów odciążyć pracownika i usprawnić pracę gabinetu?

1. Umawianie wizyt przez Internet

Pierwszym rozwiązaniem, które usprawni komunikację z pacjentami, jest umożliwienie im umawiania wizyt przez Internet. Nie każdy lubi rozmawiać przez telefon, nie każdy ma też taką możliwość. Przez Internet wizytę umawia się szybko i wygodnie. To rozwiązanie z powodzeniem stosowane jest w innych branżach - online robimy zakupy, zamawiamy jedzenie, rezerwujemy bilety do kina i miejsca w hotelach… Narzędziem, które umożliwia pacjentom wygodne umawianie wizyt, a lekarzom sprawne zarządzanie nimi, jest np. System zarządzania wizytami, wchodzący w skład Pakietu Premium w serwisie ZnanyLekarz.pl.


Pobierz BEZPŁATNY PORADNIK »

Sprytne zarządzanie gabinetem lekarskim


2. Zdalna recepcja

Pracownika gabinetu znacząco odciąży także zlecenie odbierania telefonów i umawiania wizyt pacjentów zewnętrznemu podmiotowi - tzw. zdalnej recepcji. Usługę taką mają w ofercie operatorzy sieci komórkowej, oferuje ją także ZnanyLekarz.pl - w skład Pakietu Premium wchodzi TeleRejestracja. Dzięki niej pacjenci zamiast dzwonić bezpośrednio do gabinetu, łączą się z przeszkolonymi konsultantami, którzy umawiają wizyty zgodnie z instrukcjami od lekarza. TeleRejestracja działa w dni robocze od 8:00 do 20:00, a w soboty od 9:00 do 16:00. Pacjenci mogą więc umawiać wizyty także poza “biurowymi” godzinami, a asystent/sekretarka może skupić się na innych obowiązkach. Jeśli pacjent dzwoni z merytorycznym pytaniem (np. dotyczącym terapii), konsultant przekieruje połączenie do lekarza.

3. Automatyczne przypomnienia o wizytach

Dzięki automatycznym przypomnieniom o wizycie zdejmiemy z barków pracownika obowiązek dzwonienia i wysyłania takich wiadomości do pacjentów. Możemy wykorzystać gotowy system, taki jak np. SMSApi czy SMSCenter. Automatyczny system przypomnień zintegrowany jest także z Kalendarzem Wizyt w serwisie ZnanyLekarz.pl - po wprowadzeniu do niego wizyty (np. przez konsultanta TeleRejestracji) SMS z przypomnieniem zostanie wysłany automatycznie. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez ZnanyLekarz.pl, stosowanie tego narzędzia zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt, na które pacjenci nie przychodzą, nawet o 65%.

Dzięki zastosowaniu tych prostych rozwiązań odciążymy pracownika i usprawnimy pracę gabinetu. Przestaniemy tracić pacjentów, którzy dotąd zwyczajnie nie mogli się dodzwonić, zmniejszymy też liczbę wizyt, które nie dochodzą do skutku, choć nie są odwoływane przez pacjentów. Pracownik gabinetu będzie mógł skupić się na innych obowiązkach, takich jak choćby przyjmowanie pacjentów i zarządzanie poczekalnią, co zauważalnie poprawi poziom obsługi. Zyskają wszyscy - pacjent, pracownik i sam lekarz.


Zobacz wszystkie funkcjonalności Pakietu Premium >