Biblioteka

Przeglądaj interesujące artykuły, tematy, filmy oraz infografiki.

Usprawnienie pracy gabinetu
poradnik
Zyskaj na czasie, wykorzystując narzędzia ZnanyLekarz
 
Czymś, co łączy wszystkich lekarzy i specjalistów, może być bez wątpienia brak wystarczającej ilości czasu. Zaczniemy od dobrej wiadomości: łatwo dostępne są narzędzia, które, odpowiednio wykorzystane, powinny pomóc Ci odpowiednio zarządzać zadaniami i odnaleźć odrobinę spokoju.

Co zajmuje Ci najwięcej czasu w gabinecie?

Zarządzanie praktyką lekarską jest często skomplikowanym procesem, wymagającym uwzględniania wielu czynników jednocześnie. Mając na uwadze dobro pacjentów, a jednocześnie efektywność pracy gabinetu, łatwo jest zgubić się w ilości jednoczesnych zadań do wykonania.

Poniżej prezentujemy listę tych czynności, które, według naszych specjalistów, są najbardziej energochłonne. Wybierając te z nich, które i Tobie zajmują mnóstwo czasu, możesz dowiedzieć się, w jaki sposób łatwo wykorzystać gotowe narzędzia ZnanyLekarz do usprawnienia zarządzania.

Zarządzanie pytaniami pacjentów

Zarządzanie wizytami

Zarządzanie gabinetem

illu-action-calendar-booking-visit-1

1. Zarządzanie pytaniami pacjentów

Zarządzanie pacjentami to wszystkie pytania, prośby i zażalenia pacjentów (zarówno medyczne, jak i niezwiązane z medycyną), które mogą oni mieć przed wizytą u lekarza lub specjalisty. 

Odpowiadanie na pytania pacjentów jest jednym z kluczowych zadań podczas prowadzenia gabinetu, gdyż odpowiednio poinformowany pacjent to nie tylko zwiększona szansa na rezerwacje wizyt, ale także sposób na pokazanie doświadczenia, profesjonalizmu i empatii.

Każda odpowiedź na pytanie pacjenta to inwestycja w relację z nim, ale także z jego otoczeniem. Jednocześnie, aby nie wpaść w pułapkę niekończących się pytań i odpowiedzi, potrzebne jest sprytne i niskokosztowe zarządzanie tym procesem. Możesz wykorzystać następujące funkcje ZnanyLekarz do efektywnego zarządzania takimi pytaniami:

 

  • dodaj wszystkie możliwe informacje do swojego profilu (zarówno nie-medyczne, np. ceny lub dojazd, jak i te bezpośrednio związane z usługami - leczone choroby czy dostęp do badań diagnostycznych na miejscu)
  • wykorzystaj sekcję Pytania i Odpowiedzi. Twoje odpowiedzi na pytania pacjentów zostaną wyświetlone na Twoim profilu, i mogą być bardzo pomocne dla nowych pacjentów szukających informacji o Twojej praktyce.

 

Masz wątpliwości? W tabeli poniżej porównaliśmy efektywność odpowiedzi na pytania przez telefon i przez platformę ZnanyLekarz:

 

Pytanie Przez telefon Przez ZnanyLekarz
  • Gdzie znajduje się gabinet? Jak do niego trafić?
  • Czy jest gdzie zaparkować?
  • Jak dojechać można komunikacją publiczną?
  • Gabinet jest w dużym budynku. Jak się do niego dostać, którym wejściem wejść?
  • W jakich godzinach funkcjonuje gabinet?
  • Czy pracują Państwo również w weekend?
  • Czy leczą Państwo dzieci?
  • Czy powinienem przyjść w maseczce?
  • Czy można płacić kartą?

Potrzebny czas:
od 2 do 10 minut

Częstotliwość: Ponad 20 razy w ciągu dnia

Liczba pacjentów obsługiwana jednocześnie: 1

Potrzebny czas:
Jednorazowo 5 minut

Częstotliwość:
Dostępne zawsze

Liczba pacjentów obsługiwana jednocześnie: Nieskończona

  • To moja pierwsza wizyta u lekarza tej specjalizacji. Czego mam się spodziewać?
  • Czy leczą Państwo taką chorobę?
  • Leczę się na chorobę, ale moje objawy pogorszyły się. Czy będą Państwo w stanie pomóc?
  • Szukam niezależnej/drugiej opinii lekarza w mojej diagnozie - czy są Państwo w stanie pomóc?

Potrzebny czas:
od 5 do 30 minut na jednego pacjenta

Częstotliwość:
Ponad 10 razy dziennie

Liczba pacjentów obsługiwana jednocześnie: 1

 

Potrzebny czas:
Jednorazowo 10 minut (+1 minuta na pytanie)

Częstotliwość:
Dostępne zawsze

Liczba pacjentów obsługiwana jednocześnie: Nieskończona

 

 

✏️ Jak uzupełnić profil?

 

  • Zaloguj się do Kalendarza
  • Wybierz Mój profil
  • Dodaj zdjęcie, opis usług, ceny, leczone choroby i inne informacje przydatne pacjentom
  • Nie zapomnij o zapisaniu zmian na dole strony!

 

💬 Jak odpowiedzieć na pytania?

  • Wybierz Mój profil

  • Następnie kliknij Pytania

    Adnotacja 2020-06-29 160919

     

     

  • Możesz użyć filtrów, żeby znaleźć te pytania, na które nikt nie udzielił jeszcze odpowiedzi

  • Swoje odpowiedzi zobaczysz na profilu w sekcji Odpowiedzi na pytania

    Adnotacja 2020-06-29 160919-1


2. Zarządzanie wizytami

Muszę przenieść moją wizytę - kiedy mają Państwo następny wolny termin?
 
Zarządzanie takimi prośbami bywa skomplikowane i czasochłonne, czasem wymaga też odrobiny szczęścia. Bywa, że żaden z dostępnych terminów nie pasuje pacjentowi. To najtrudniejsza sytuacja, bo pacjent nie tylko nie otrzymuje pomocy, ale może też na dobre zrezygnować z naszych usług. 
 
Zmiany w grafiku to także częste tworzenie "dziur" w kalendarzu, które nie zawsze łatwo jest z powrotem zapełnić. A "dziurawy" grafik to po prostu mniejsza efektywność praktyki.
 
Projektując Kalendarz ZnanyLekarz, zadbaliśmy o to, aby nasi specjaliści mogli jak najszybciej minimalizować takie ryzyko:
 
Sytuacja Standardowe rozwiązanie Z użyciem ZnanyLekarz
Pacjent prosi o zmianę terminu wizyty z ponad 24 godzinnym wyprzedzeniem.

Pacjent dzwoni do gabinetu - Ryzyko nieodebrania telefonu.

Pacjent wysyła maila - Ryzyko pominięcia wiadomości.

Pacjent jednym kliknięciem sam wybiera inny wolny termin, otrzymujesz automatyczne powiadomienie.
Pacjent prosi o zmianę terminu wizyty, która ma się odbyć w ciągu 24 godzin (lub poza godzinami pracy gabinetu).

Pacjent wysyła wiadomość e-mail - Ryzyko nieprzeczytania wiadomości po godzinach pracy.

Pacjent, o dowolnej porze dnia i nocy sam wybiera nowy termin (wystarczy telefon z dostępem do internetu). Otrzymujesz automatyczne powiadomienie.
Z powodu odwołania rezerwacji w ostatniej chwili w kalendarzu tworzy się bezproduktywne okienko.

Ty, lub Twoja pomoc administracyjna, próbujecie skontaktować się z następnym pacjentem. - Ryzyko straty czasu, niemożliwości kontaktu z pacjentem lub braku możliwości wcześniejszego przybycia.

Użycie powiadomień SMS o wizytach dostępnych "na już" pozwala na automatyczne wysłanie wiadomości SMS do kolejnych 5 pacjentów z prośbą o modyfikację czasu ich wizyty. Otrzymasz automatyczne powiadomienie o wszystkich ewentualnych zmianach.
 
📆 Jak dodać wizytę do Kalendarza?
  • Zaloguj się do Kalendarza
  • Wybierz odpowiednią datę i godzinę, klikając w nią
  • Dodaj dane pacjenta i podstawowe informacje. Zapisz wizytę. To wszystko! Całkiem szybko, prawda?

    Adnotacja 2020-06-29 160919-2
🧾 Jak aktywować "Wizyty na już"?
  • Zaloguj się do Kalendarza
  • Wybierz Ustawienia, następnie Kalendarze i kliknij w wybrany przez Ciebie kalendarz gabinetu.
  • Kliknij w Powiadomienia na górnej belce. Zaznacz ostatnią opcję, aby uruchomić automatyczne SMSy o przesunięciu wizyty z powodu wolnego terminu.

    Adnotacja 2020-06-29 160919-3

3. Zarządzanie gabinetem

Pacjenci to również Twoi klienci. Klienci mają jedną charakterystyczną, wyróżniającą cechę - posiadają konkretne potrzeby i oczekiwania. Jednocześnie, w sytuacji, w której są one zaniedbane, klienci potrafią odwrócić się plecami. Dlatego tak ważnym jest, aby zwracać szczególną uwagę na skuteczną komunikację z pacjentami. Czy na bieżąco informujesz swoich pacjentów o:

 

  • nowym adresie gabinetu?
  • zmianie godzin otwarcia?
  • nowych sposobach kontaktu z Tobą?
  • nowych usługach/badaniach, które oferujesz?
  • zmianie form płatności?
  • zmianie w sposobie trafienia do gabinetu?
  • nowych zasadach bezpieczeństwa?
  • zmianach w zasadach rezerwacji/anulacji wizyt?
  • sposobach przygotowania do wizyty/badania?

 

Każda z tych informacji wyprzedza potencjalne wątpliwości pacjentów. Równocześnie - jak dużo czasu musiałbyś poświęcić na indywidualne skontaktowanie się we wskazanych wyżej sprawach z każdym Twoim pacjentem? Za dużo. W takich sytuacjach przydaje się możliwość wysłania kampanii komunikacyjnej do Twoich pacjentów.

✉️ Jak wysłać kampanię?

  • Zaloguj się do Kalendarza

  • Kliknij Kampanie

  • Kliknij przycisk Stwórz kampanię w prawym górnym rogu

  • Postępuj zgodnie ze wskazówkami poradnika do tworzenia kampanii.

Możesz używać kampanii do zachęcenia pacjentów do powrotu do gabinetu, poinformowania ich o nowościach lub specjalnych ofertach.


Poznaj jeszcze więcej sposobów na sprytne i efektywne zarządzanie gabinetem! Pobierz bezpłatnego e-booka:Pobierz »

Szkolenia online Sprawdź ofertę bezpłatnych szkoleń dla lekarzy i specjalistów
Materiały do pobrania Pobierz bezpłatne poradniki przygotowane przez ekspertów

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco!